Основными компонентами RPA-платформы являются Студия (для разработки роботов) и Оркестратор (для управления ими). В этой статье более подробно рассмотрены предназначение, функционал и особенности данных программ.
Оркестратор
«Оркестратор» — это компонент RPA, который позволяет управлять роботами. Еще его называют «Мастер» или даже «Комната/Пункт управления» — все эти названия отражают основную суть: контроль и управление за роботами.
Стоит отметить, что «Оркестратор» — это необязательная часть RPA-системы. Она требуется только для самостоятельного администрирования рабочих процессов, но настроенный программный робот может работать и сам по себе, без постоянного контроля и вмешательства.
Возможности оркестратора
Как правило, это единая панель управления, позволяющая осуществлять полный контроль над всеми роботами. У разных платформ они различаются как визуально, так и подходами к организации рабочих процессов, но схожи в базовом функционале. Если упростить, то возможности оркестратора позволяют:
- управлять разрешениями для роботов;
- ставить роботам задачи;
- формировать отчеты с включением самых разных параметров;
- составлять расписание работ;
- вести журналирование, включающее всю деятельность робота;
- управлять лицензиями и обновлять роботов;
- выводить визуализации различных параметров.
Конечно, это весьма приблизительный функционал, который может значительно различаться у отдельных поставщиков RPA-решений.
Когда оркестратор необходим, а когда нет
Для того чтобы понять, нужен оркестратор или нет, достаточно посмотреть на планируемый сценарий использования RPA:
- автоматизация одного процесса одним роботом — не нужен;
- автоматизация двадцатью роботами двадцати процессов, где каждый робот отвечает за свой процесс — не нужен;
- 5 роботов, но задачи поступают неравномерно, необходимо постоянно распределять нагрузку — оркестратор нужен;
- 5 роботов и 30 процессов — оркестратор нужен.
Как видно из этого короткого списка примеров, оркестратор действительно необходим только в тех случаях, когда требуется управлять роботами: перенастраивать процессы, перераспределять нагрузку и так далее. Если роботы круглосуточно или в нужное время заняты своим конкретным процессом, то оркестратор не нужен, независимо от количества роботов — они вполне смогут работать автономно, ничуть не теряя в производительности.
Студия
Студия — наряду с роботами один из двух основных компонентов RPA-системы, без которых ее работа невозможна. В студии пользователь создает алгоритм, по которому будет работать программный робот: у всех платформ этот процесс реализован по-разному, но суть остается общей.
Как правило, абсолютно все RPA-платформы стремятся к реализации стратегии no-code или low-code — это обеспечивает доступность инструментов для простых пользователей, не обладающих специальными навыками и знаниями языков программирования. То есть, все действия по созданию, настройке и управлению роботами выполняются с помощью графического интерфейса и простых операций на ПК. Где-то это реализовано лучше, где-то хуже, а где-то не обойтись без привлечения программиста при создании даже самого простого робота — это нужно учитывать при выборе.
Примерный набор возможностей студии:
- настройка функционала роботов с помощью визуального редактора;
- встроенные инструменты для захвата экрана и записи последовательности действий;
- поддержка инструментов для автоматического распознавания текста (OCR);
- инструменты аналитики и отладки процессов;
- инструменты low-code или полноценные редакторы кода.
Студия — место для создания роботов, в ней происходит разработка, отладка и тестирование сценариев автоматизации, задействуя разработанных самостоятельно или готовых, от сторонних разработчиков, роботов.
К выбору студии нужно подходить максимально ответственно, так как от набора ее инструментов зависит то, насколько сложного робота можно сделать и поддерживать без привлечения программистов, насколько глубоким должно быть обучение сотрудников и так далее.
Роботы
Роботы — это то, ради чего и внедряют RPA-платформы. Автоматизация с помощью RPA-платформ сильно отличается от привычной автоматизации, основанной на интеграции по API с другими системами и использующей их инструменты. В данном случае робот полностью имитирует действия человека, как если бы обычный сотрудник сидел за компьютером — никаких отличий, кроме скорости и точности, нет.
Это накладывает ряд ограничений и особенностей в использовании программируемых роботов. Например, если для работы с ПО необходима лицензия, то она будет необходима для каждого робота точно так же, как и для обычного сотрудника — клиенты об этом часто забывают, когда начинают планировать внедрение.
Сферы применения RPA
Широкое использование роботов можно обусловить тем, что они умеют имитировать любые действия сотрудников — это позволяет задействовать их практически везде, где не требуется принимать самостоятельных решений. Вот некоторые примеры:
- мониторинг сетевых устройств и развертывание приложений;
- формирование документации — робот может принимать и выдавать накладные, счета, справки, производить списания и так далее;
- обработка поступающей информации — например, резюме, заявлений, отчетов и любой другой документации, заполненной по шаблону;
- имитировать действия человека — сценарий не ограничен ничем.
Робот в прямом смысле имитирует действия сотрудника, он нажимает кнопки, распознает поля и вносит в них информацию, может прочитать на экране ответ и действовать далее в соответствии с его содержанием.
RPA-решения взаимодействуют с графическим интерфейсом операционной системы и программ, в которых работают, точно так же, как это делает человек — это их основное преимущество по сравнению с другими средствами автоматизации.
Преимущества RPA
Роботы — это практически обычные сотрудники, которые ответственно подходят к любой задаче, круглосуточно решая возложенные на них обязанности, при этом не уставая и не совершая ошибок, а главное — не требуя заработную плату, больничные, выходные и отпуска.
Роботизация позволяет автоматизировать операции с документацией, приложениями, сбором и обработкой практически любых типов данных, первой линией поддержки клиентов и множеством других сценариев работы. При этом в сравнении с классической автоматизацией, где, как правило, задействуются несколько различных систем, RPA:
- дешевле и быстрее вводятся в работу — речь идет о паре месяцев, а иногда и недель;
- не требуют глубокого изменения бизнес-процессов — роботы и обычные сотрудники действуют одинаково, разница только в скорости;
- скорее окупаются — при небольших затратах роботизация не только повышает эффективность работы предприятия, но и сокращает расходы на оплату персонала.
Дополнительным преимуществом может служить то, что система, оснащенная роботами, лучше справляется с пиковыми нагрузками, позволяя штатно обрабатывать обращения клиентов в любое время — это всегда положительно сказывается на репутации компании. Лояльные клиенты обеспечивают самую лучшую рекламу, а значит, приток новых покупателей и рост бизнеса.