Поделиться
Как устроен рынок СЭД: обзор и описание участников рынка
Системы электронного документооборота позволяют ощутимо снизить затраты времени и денег на обмен документами. На рынке представлены десятки программных решений ЭДО и операторов. Как устроен рынок СЭД, какие обязанности возложены на его участников, и как участники рынка взаимодействуют между собой — об этом пойдет речь ниже.
Под документооборотом подразумевается поток документов с момента их получения или создания до отправки/исполнения. С внедрением цифровизации в политику организаций большинство фирм уже отказались от старой модели, подразумевающей использование бумажных документов. Бизнес активно использует электронный документооборот, так как он позволяет сотрудникам мгновенно обмениваться документами.
За прошедшие годы на рынке сформировались роли участников: операторы ЭДО, интеграторы, методологи, разработчики и заказчики. Ниже каждая из них описана более подробно.
Операторы ЭДО
Согласно формулировке российского законодательства, к операторам ЭДО причисляют организации, оперирующие достаточными юридическими, кадровыми и техническими возможностями для обеспечения электронного документооборота с использованием ЭЦП.
Можно встретить и другое значение термина — список фирм, оказывающих поддержку в операциях с защищенными данными при обмене документами, счетами-фактурами, которые взаимодействуют с заказчиками и исполнителями.
К операторам ЭДО выдвигаются такие требования:
- Наличие полного пакета ресурсов для улучшения и настройки программного обеспечения при изменении законодательства.
- Умение работать с органами госконтроля (налоговая служба и др.) во всех аспектах.
- Наличие разрешительных документов для работы с различными конфиденциальными данными, в том числе сертификатами ЭЦП.
На российском рынке операторы ЭДО — это, как правило, частные компании. Госструктуры не могут взять на себя их обязанности, так как они связаны с большими затратами на создание нужной технической базы для работы СЭД. На это в госбюджете не выделяется средств. Более того, отдельным специалистам госсектора нужно будет пройти переквалификацию.
Однако те, кто занял эту нишу, испытывают высокий уровень конкуренции, что вынуждает игроков улучшать качество оказываемых услуг. Нередко, оспаривая вопросы с государством, такие частные компании становятся третьей стороной процесса, позволяя объективно разрешить спорную ситуацию.
Разработчики СЭД
При выборе продукта в виде СЭД заказчик выбирает между коробочным решением, платформой или заказной разработкой. Российский рынок отличается тем, что отечественные разработчики предлагают готовые решения, тогда как их западные коллеги поставляют платформы, на базе которых создаются проекты и заказные разработки.
Доля российских разработчиков на рынке РФ достигает 95% внедрения СЭД. Объяснение тому — особая специфика работы с документами, вызванная отечественными особенностями управления.
Набирает обороты тенденция предоставления заказчикам СЭД в режиме SaaS, но пока к такому подходу лишь присматриваются. Мало кто доверяет защищенности каналов связи и провайдеру, особенно в формате работы с документами. Чаще всего его используют для презентации решения.
В целом, на рынке уже представлено заметное количество платформенных решений для реализации СЭД/ECM. Существуют как ECM-платформы, призванные решать задачи документооборота и автоматизации внутренних процессов, так и более универсальные платформы, позволяющие реализовать на той же платформе управление взаимоотношениями с клиентами, продажи и другие контуры.
«Одним из представителей универсальных платформ и является ELMA365 ECM на Low-code BPM-платформе ELMA365, — говорит Раис Ахкямов. — Такие системы призваны снять ограничения по реализации специфичных процессов, снизить стоимость развития и поддержки систем. Спецификой отечественных ECM-платформ является наличие готовых бизнес-решений, реализующих задачи документооборота по требованиям российского законодательства. Из-за этого может возникать ложное ощущение, что СЭД/ECM-решения являются коробочными продуктами».
Методологи СЭД
Методологи — это специалисты, которые, образно говоря, являются архитекторами любого проекта. Они советуют заказчику, как изменить продукт таким образом, чтобы конечный потребитель извлек из этого максимальную выгоду.
Методологи СЭД взаимодействуют с заказчиком, узнают о его потребностях и желаниях. Они должны уметь коммуницировать, ведь далеко не каждый заказчик может доходчиво объяснить, что он хочет видеть в проекте.
От полученной информации касательно целей и результата зависят действия и стратегии, которые выберет методолог. Также важно, чтобы этот специалист умел правильно анализировать полученные данные и четко формулировать задачи к выполнению.
«Методология в СЭД — важное направление, позволяющее привести продукт к идеалу, — отмечает Анджела Миронова, методолог ELMA365 ECM. — Что подразумевается под коммуникацией с заказчиком? Не только аналитический сбор данных и изучение потребностей, но и помощь в систематизации и оптимизации процессов, потому что заказчик очень часто не знаком с современными трендами и практиками в методологии управления документами. При разработке базовых решений или при работе на конкретном проекте методолог также учитывает нормативные требования к работе с бумажными и электронными документами — от реквизитов и правильного оформления до учета и передачи на архивное хранение. Нарушения таких требований могут привести к серьезным последствиям».
Интеграторы и компании, которые помогают внедрять СЭД
В индустрии программного обеспечения активно практикуется схема поставки на рынок ряда типовых тиражных продуктов от компаний-вендоров под собственным брендом. По аналогии с платформой, на их основе создают и внедряют решения для конкретных заказчиков.
По этой схеме работает и рынок СЭД. За внедрение некоторых видов готовы взяться сами вендоры платформы, другие внедряются с привлечением независимых интеграторов, которые сотрудничают с вендором.
Второй вариант будет предпочтительнее для заказчика, так как он:
- обеспечивает конкурентную среду и позволяет заказчику самостоятельно выбрать ответственного исполнителя;
- показывает возможность отчуждения платформы от разработчика — это гарантирует качество решения;
- свидетельствует о популярности и живучести платформы на рынке, что снижает риски потери вложений.
Компании-заказчики
Конечным потребителем систем электронного документооборота являются различные по размеру и сфере деятельности компании. Большая доля рынка СЭД приходится на государственный сектор. Согласно статистическим данным, около 30% внедрений в сфере цифрового документооборота сделали государственные учреждения.
Электронный документооборот — один из важнейших элементов концепции «электронного правительства», которая предусматривает снятие всех бюрократических преград при взаимодействии государства с бизнесом и населением. Также внедрение таких систем в деятельность госструктур должно помочь в борьбе с коррупцией.
Единственный нюанс внедрения СЭД в государственный сектор состоит в повышенных требованиях к информационной безопасности, особенно когда речь идет о тиражируемых продуктах СЭД, используемых в органах государственной власти.
Выводы
Электронный оборот документов позволяет экономить время и затраты, а также надежно хранить бумаги в цифровом архиве без риска их потерять. Это далеко не все выгоды, поэтому большинство компаний уже перешли на использование СЭД или планируют внедрить такие решения в ближайшем будущем.
Рынок СЭД — это не просто заказчик и разработчик, в их взаимодействии принимают участие сторонние лица и организации (операторы ЭДО, методологи, интеграторы), каждый из которых полезен для обеих сторон.
Короткая ссылка
