Поделиться
Как строить цифровые рабочие места с комфортом для людей: 8 правил
Каким бы ни был бизнес и какие бы ИТ-решения в нем ни применялись, во главе современной эффективной организации стоят бизнес-процессы — их разработка, отладка, оптимизация и обновление. Специалисты «Первой Формы» знают, как выстроить бизнес-процессы удобно и эффективно. Для этого они разработали 8 основных правил, которыми поделились с читателями CNews.
О компании
«Первая Форма» более 15 лет строит бизнес-процессы в организациях разного масштаба из разных отраслей. Среди их клиентов — «Спортмастер», «ВкусВилл», Уралсиб, OBI, телерадиокомпания «Россия», Фонд «Сколково».
Ключевые компетенции «Первой Формы» — автоматизация документооборота, управление проектами, разработка и внедрение CRM, В2В2С-решения и корпоративные коммуникации. В 2022 году важным направлением работы компании стало импортозамещение западного ПО.
Правило №1. Дашборд для каждого сотрудника компании
Доступность актуальной информации — залог эффективности сотрудника. Если в компании автоматизированы рутинные операции, то человеку остаются задачи, в которых нужно принимать решения. Осведомленность напрямую влияет на их качество, поэтому задача руководителя — обеспечить работнику доступ к нужным данным.
Сделать это помогают дашборды — ролевые панели с важной информацией, расположенные на главной странице. Разработчики увидят на дашборде динамику спринта, сотрудники отдела продаж или маркетинга — другую, актуальную для них информацию. Например:
- новости компании;
- уведомления и сообщения;
- запланированные встречи и задачи;
- документы, требующие внимания;
- ключевые показатели эффективности по сотрудникам и разделам;
- отчеты.
Дашборды можно настроить под индивидуальные потребности. Так, управленцы смогут вывести в быстрый доступ KPI сотрудников или статусы активных проектов.
Правило №2. У каждой задачи должен быть срок и ответственный
Бесхозные задачи могут «висеть» месяцами. С точки зрения психологии ответственность, возложенную лично на нас, мы воспринимаем серьезнее, чем коллективную. Поэтому в грамотно выстроенных бизнес-процессах не бывает задач без конкретных исполнителей.
С внедрением системы автоматизации к каждой задаче можно сразу назначать ответственного и установить сроки. Так, «Первая Форма» требует указать:
- исполнителя;
- срок выполнения;
- плановые и фактические трудозатраты.
Внутри задачи встроены комментарии или история обсуждений, позволяющая вести диалог прямо там, где возник вопрос. Это удобно и повышает продуктивность работы.
Правило №3. Процессы строятся под логику компании, а не под ИТ-решение
Текущая ситуация вносит корректировки даже в самый консервативный бизнес. Перестраиваться вынуждены все кто, хочет сохранить прибыль и обеспечить дальнейшее развитие. Изменения коснулись логистики, поставщиков и многого другого. Особенно пострадали организации, использующие для управления бизнесом зарубежное ПО, разработчики которого ушли из России.
При этом не все отечественные альтернативы могут эффективно работать в условиях неопределенности. Зачастую это громоздкие коробочные решения, требующие глубокой перенастройки для внесения изменений.
«Первая Форма» устроена иначе, по принципу гибкого конструктора. В нем можно смоделировать процессы под текущие потребности и быстро внести изменения. С таким подходом можно не ограничиваться типовыми схемами и создавать уникальные маршруты для каждого бизнес-процесса.
Правило №4. Взаимосвязь всех данных
Если информация размещена на разных площадках, ей трудно управлять. Крупные разработчики уже несколько лет стараются объединить всю информацию компании внутри системы. Это отражает потребность бизнеса в оптимизации и ускорении бизнес-процессов.
Полная и хорошо структурированная информация упрощает работу: сотрудники быстрее принимают решения, автоматизация охватывает больше аспектов, отчеты становятся точнее, а бизнес-процессы — эффективнее.
Благодаря широким возможностям интеграции, «Первая Форма» позволяет менеджерам вести работу в режиме «одного окна», получая всю нужную информацию сразу в программе.
К примеру, если сотрудник откроет договор, ему сразу будут доступны другие документы, связанные с этим договором, — акты, проектная документация, заключения, которые он может просмотреть. Можно сразу открыть карточку клиента с информацией о взаимодействиях с компанией, а также перейти в паспорт проекта.
Также в системе можно настроить интеграцию с любым сторонним сервисом:
- мессенджерами;
- социальными сетями;
- 1С;
- СПАРК;
- Контур.Диадок и другими.
Правило №5. Развитые корпоративные коммуникации
Раньше коллеги общались в офисе и по телефону, а задачи обсуждали на совещаниях. Потребность в тесном взаимодействии не пропала, но теперь для коммуникации больше возможностей. При этом если во время частного общения нам не важно, какое ПО использовать, то для бизнеса разница существенна.
У корпоративных средств связи много преимуществ перед обычными:
- обсуждения ведутся внутри компании, и их легко найти;
- вся информация остается в компании, а не будет потеряна с уходом сотрудника;
- корпоративное ПО легко контролировать.
Встроенные средства коммуникации в «Первой Форме» — видео- и аудиозвонки, чаты и мессенджер, интегрированы с другими элементами системы. Обсуждение можно вести в самой задаче, оттуда же запланировать видеозвонок, провести его и запись приложить в задачу.
В систему можно приглашать сторонних пользователей, наделяя их ограниченным доступом. Контрагенты, например, смогут отслеживать наполнение и движение документации.
Правило №6. Гибридный режим работы
Мобильные устройства уже стали эффективным инструментом для работы. Со смартфона можно согласовать документы, поучаствовать в совещании или обсуждении, работать с задачами. Сотрудник может сразу после сделки или обсуждения с клиентом внести нужные данные в систему, что ускорит процесс и позволит не возвращаться в офис.
Дублирование функционала на мобильные платформы — важная IT-тенденция, на которую стоит обратить внимание. В полнофункциональном мобильном приложении 1F Mobile уже можно настроить те же процессы, что и в веб-версии.
Правило №7. Повышение значимости клиентов через CRM-систему
CRM-системы улучшают отношения между компанией и клиентами за счёт роста качества обслуживания — контроля сроков и состава заказов, своевременного информирования, поздравлений, программ лояльности.
Быстрый доступ к подробной информации о клиенте в CRM — серьезный инструмент, позволяющий компании напрямую влиять на его лояльность, а значит и на принимаемые решения. Зная предпочтения, недавние покупки, цели обращения в поддержку и другую информацию, сотрудник сможет увереннее вести диалог и добиться лучших результатов.
В «Первой Форме» CRM развернута в едином контуре с остальными процессами. Менеджеру легко получить нужные данные о клиенте из любого раздела системы.
Правило №8. Комфортная HR-среда
На работе сотрудники сталкиваются с задачами, не связанными с их прямыми обязанностями. Они читают новые инструкции, пишут заявления, заказывают справки или просят выделить деньги на обучение. На все это уходит время и, чаще всего, нервы.
Таланты — главный капитал компании, поэтому цифровое рабочее место сотрудника должно упрощать описанные выше взаимодействия. В «Первой Форме» их можно автоматизировать с помощью корпоративного портала и личного кабинета. Они дают возможность:
- Настроить быстрый доступ к полезным сервисам. Например, любые заявки – на отпуск или обучение, будут отправляться в едином окне и поступать в задачи отдела кадров; а в личном кабинете можно будет просмотреть отчёт о продуктивности или детализацию заработка в этом месяце.
- Оперативно информировать сотрудников. Публикуйте новости, регламенты, проводите опросы. Ведь неясность во внутренних коммуникациях приводит к сплетням и домыслам, а своевременные уведомления помогут этого избежать.
Короткая ссылка
