«Велесстрой» — российская строительная компания, входящая в число лидеров по реализации работ нефтегазового и электроэнергетического комплекса, промышленного и гражданского строительства, EPC-контрактов и проектирования. Объекты «Велесстрой» расположены по всей территории Российской Федерации — от Ямальского полуострова на севере до Краснодарского края на юге, от Ленинградской области на западе до острова Сахалин на востоке.

Более 15 лет «Велесстрой» реализует масштабные строительные проекты для крупнейших российских компаний.

Еще 5-10 лет назад компания ООО «Велесстрой» шла по пути исключительно точечной цифровизации, однако сегодня проводит комплексную автоматизацию. Любое цифровое решение должно быть полезным и приносить долгосрочную выгоду. Нововведения продумывают заранее и вписывают в дорожную карту развития ИТ-ландшафта.

Выбор решения, подготовка к роботизации

Market.CNews: Сергей, как давно вы пришли к идее роботизации и как выбирали вендора?

Сергей Солдатов: К идее роботизации мы пришли несколько лет назад. Речь шла об увеличении скорости обработки информации линейным персоналом. Выбирать решение начали в 2019-2020 годах.

На тот момент в компании мы успешно внедрили учет техники малой механизации с использованием облачной платформа SAP СLoud Platform. В ее состав входило также и решение по роботизации. Это была достаточно гибкая платформа, позволяющая строить цифровых помощников, и мы воспользовались этой возможностью.

Первыми проектами роботизации, реализованными на SAP RPA, были работа с актами сверок и вспомогательный сервис для поиска аналогов запчастей по артикулам. Уже тогда мы увидели ощутимый эффект от роботизации. Например, сотрудник работает с одним актом сверки около 30 минут, а робот — всего 5 минут. Учитывая, что у нас тысячи актов в месяц, экономия времени гигантская.

Однако вскоре с RPA от SAP возникли трудности из-за высокой сложности реализации и архитектуры системы. В результате создание роботов оказалось очень трудоемким. Параллельно нарастали и геополитические риски, тренд на импортозамещение стал еще более ярким. Мы стали обращать внимание на российский рынок RPA-платформ и после тщательного анализа выбрали решение от PIX Robotics.

При выборе российского вендора RPA для нас было важно, чтобы платформа уже была на высоком уровне развития, при этом продолжала поддерживаться и развиваться. Также подкупили простой понятный интерфейс, возможность работы в режиме минимального кодирования (no/low-code), визуальная прорисовка условий работы робота.

С точки зрения форматов оплаты существенным плюсом является возможность использования готового робота без дополнительных лицензий. То есть мы единожды можем заплатить за создание робота, а далее использовать его как собственный инструмент без дополнительного финансирования.

Market.CNews: Как проходила подготовка к роботизации, сложно ли адаптировать процессы под робота?

Сергей Солдатов: Ключевым звеном в этом вопросе является бизнес-аналитик. Это человек, который знает принципы роботизации, разбирается в бизнес-процессах и умеет их структурировать.

Мы отправляем его изучать тот или иной бизнес-процесс, он собирает информацию и представляет ее в виде алгоритма. Зачастую этот алгоритм подлежит оптимизации, и этим также занимается бизнес-аналитик.

Например, выясняется, что сотрудник подходит к руководителю согласовать что-то одно, а через 10 минут приходит с новым вопросом. Подобная ситуация трактуется аналитиком как неоптимальная, и он предлагает объединить два действия в одно.

Еще один распространенный пример — человек занимается ручным сведением десятка Excel-таблиц. Кто-то из умельцев придумал такой подход еще лет 15 назад, с тех пор коллеги передают его друг другу по наследству.

Таблицы в Excel могут содержать тысячи строк и столбцов, работа с ними — чрезвычайно трудоемкая. Скрипт может сократить время выполнения задачи до нескольких секунд, но кто бы мог просигнализировать, что такой скрипт вообще нужен? Бизнес-аналитик быстро выявляет подобные моменты.

Важный аспект работ бизнес-аналитика заключается в том, что он должен контактировать непосредственно с исполнителями, а не с их начальниками (руководителями среднего звена). И на это есть две причины:

1. Детально понять суть и алгоритм процесса можно, если погрузиться в работу исполнителя. Опираться на мнение начальника нельзя, так как он зачастую не в курсе различных нюансов.
2. Мидл-менеджмент, как показывает практика, в целом не очень поддерживает роботизацию, и это можно понять. Руководитель выстроил работу подразделения, и тут в его вотчину вмешиваются, пытаясь перестроить работу с помощью каких-то роботов. Для начальника это лишняя головная боль, а эффект от внедрения роботов вряд ли увидит лично он.

Таким образом, для роботизации того или иного бизнес-процесса мы формируем команду бизнес-аналитиков, отправляем их на рабочие места линейных сотрудников, получаем алгоритм их работы, оптимизируем его и роботизируем.

Market.CNews: Что является результатом работы бизнес-аналитика?

Сергей Солдатов: Результат — это описанная бизнес-логика, которая лежит в основе автоматизации процесса для его последующей роботизации. Кстати, бизнес-процесс, который описан аналитиками, хорошо ложится в алгоритмы PIX RPA — перенести блок-схему с листа в программу не составляет труда.

Кроме того, бизнес-аналитик определяет текущие трудозатраты на выполнение процесса, ожидаемые трудозатраты и ожидаемый эффект от внедрения роботизации.

Наконец, он описывает всех участников процесса, их текущие роли и роли по итогам роботизации процесса. На этом этапе выясняются интересные вещи. Например, если в ходе бизнес-процесса взаимодействует два департамента, то, вероятно, лучше написать два робота, каждый из которых будет «закрывать» свой объем работы, и они будут коммуницировать друг с другом, чтобы выполнить рассматриваемый бизнес-процесс.

Планы по роботизации

Market.CNews: Какие процессы вы планируете роботизировать?

Сергей Солдатов: В ближайших планах — роботизация получения банковских выписок. Это массовый и весьма рутинный процесс: сотрудник заходит в раздел «Казначейство» нашей ERP-системы и запрашивает банковскую выписку за прошедший период. Часть операций при этом требует ручного сопровождения.

Наши сотрудники ежеквартально обрабатывают порядка 100 000 банковских документов при получении более чем 500 выписок. Если представить, что на обработку каждого документа уходит 1 минута, то это эквивалентно работе 3-4 человек на «фулл-тайме».

Дальше возникают нюансы: мы работаем с несколькими банками, и в каждом из них процесс получения выписки несколько отличается. На первом этапе мы планируем роботизировать работу с тремя основными банками, на долю которых выпадает 90% документооборота. При этом ожидаем, что удастся сократить трудоемкость в 2 раза, а длительность обработки выписок — в 5 раз.

После отладки сотрудникам предстоит следить за роботами и работать по исключениям. Впоследствии мы тоже постараемся роботизировать и исключения. В конечном итоге к началу рабочего дня сотрудники будут иметь всю нужную информацию.

Market.CNews: Звучит достаточно просто. И на этом пути нет дополнительных проблем?

Сергей Солдатов: Пожалуй, главная проблема, которую мы решаем — это вопрос безопасности. Нужно исключить ситуации, при которых робот, например, может передать конфиденциальную информацию.

Чтобы избежать этих моментов, робот должен работать из-под учетной записи сотрудника, который обычно выполняет эту работу. Саму учетную запись следует ограничить в правах.

Также планируется задействовать подробное логирование всех действий робота и другие механизмы, нацеленные на повышение уровня информационной безопасности.

Для кого актуальна роботизация

Market.CNews: Для каких компаний, на ваш взгляд, актуальна роботизация процессов? Где тот минимальный порог, начиная с которого внедрение RPA становится экономически целесообразным?

Сергей Солдатов: Я бы выделил два критерия: количественный и качественный.

Так, на мой взгляд, компании, численность штата которой превышает 50 человек, уже можно задумываться о роботизации. Что касается качественного критерия: процессы в компании должны быть сложившимися, постоянными и описанными. Если один и тот же процесс выполняют то так, то сяк, то роботизация не поможет.

Часто бывает, что в компании есть правила, но одни сотрудники их выполняют строго, другие — нестрого, а третьи, так сказать, «срезают» на поворотах. Подобную конструкцию роботизировать будет почти невозможно, или настройка столь многофакторного робота окажется слишком дорогой и не окупится.

К тому же многие современные CRM и BPM-системы уже имеют встроенные, так скажем, «очаговые роботы» — подсказки, которые говорят, что делать на несколько шагов вперед, и предугадывают некоторые проблемные моменты. Это, конечно, не полноценная роботизация, но некоторые «очаги» вполне можно «потушить».

В общем, к роботизации стоит подходить с умом. И если все критерии успеха соблюдены, то цифровые сотрудники не только упростят работу, но и сэкономят расходы.

Market.CNews: Какие советы вы могли бы дать тем, кто только вступает на путь роботизации?

Сергей Солдатов: Повторюсь, очень важно, чтобы бизнес-процессы устоялись и были описаны. Это главное, что должно быть на старте.

Саму роботизацию лучше начинать малыми шагами и на каждом этапе собирать обратную связь. Поначалу сотрудники могут сопротивляться новшествам. Но когда видят робота у соседа, они быстро понимают пользу и сокращение рутины. И просят сделать им так же.

Market.CNews: Как продать идею роботизации руководству?

Сергей Солдатов: С руководством, кстати, похожая история. Поначалу менеджмент может с опаской относиться к новшествам, а фраза «это робот, который поможет выполнять рутинные задачи нашим сотрудникам» не отражает реальную боль бизнеса.

Тут важно показать примеры внедрений в других компаниях. Лучший способ — выбрать наиболее близкий кейс и объяснить, что было сделано, какие приняты решения и какой достигнут эффект.

Market.CNews: На какую помощь можно рассчитывать со стороны вендора? Какую помощь вам оказывает PIX Robotics?

Сергей Солдатов: Во-первых, это передача накопленного опыта. У PIX накоплена большая практика в различных отраслях и областях роботизации: кадры, финансы, большие данные и др. Многие вопросы уже имеют оптимальное решение, и это сильно ускоряет внедрение RPA.

Во-вторых, у платформы PIX RPA регулярно выпускаются серьезные улучшения в части функциональности. Я уже говорил, что для нас очень важно, чтобы решение уже было развитым и при этом продолжало бы активно развиваться.

В-третьих, можно рассчитывать на помощь бизнес-аналитиков. Пока речь идет об оптимизации и алгоритмизации наших бизнес-процессов, это делают наши сотрудники. Для создания сложных роботов мы планируем привлечь экспертов PIX.